Cada año, las comunidades de propietarios contratan miles de horas de servicios de limpieza, conserjería o mantenimiento, pero no siempre se aplican criterios claros para elegir a los proveedores. Esto puede derivar en problemas legales, laborales o de calidad que afectan directamente al buen funcionamiento de la comunidad.
En este artículo te ofrecemos recomendaciones prácticas para reducir riesgos, identificando si un proveedor cumple sus obligaciones legales y laborales y si garantiza continuidad y calidad en sus servicios, sin añadir burocracia innecesaria.
1. Verificar el cumplimiento del convenio y las obligaciones laborales
No es necesario revisar nóminas completas, pero sí solicitar tres elementos clave:
- Declaración firmada de que la empresa aplica el convenio sectorial correspondiente.
- Ejemplo de nómina anonimizada que incluya salario base, pluses obligatorios y antigüedad si aplica.
- Certificado oficial de estar al corriente con la Seguridad Social.
Estos documentos permiten detectar empresas que compiten ofreciendo salarios por debajo del convenio, una práctica que suele generar rotación, absentismo y conflictos laborales, repercutiendo negativamente en la comunidad.
2. Confirmar el cumplimiento normativo esencial
Un proveedor profesional debe poder entregar sin complicaciones la documentación básica exigida por la legislación vigente. Los requisitos mínimos incluyen:
- Plan de Prevención de Riesgos Laborales actualizado.
- Formación en PRL del personal según su puesto.
- Seguro de responsabilidad civil vigente y adecuado al tipo de servicio.
- Registro retributivo obligatorio para toda la plantilla.
- Plan de Igualdad registrado en REGCON (si la empresa tiene 50 o más trabajadores).
- Certificado de estar al corriente con Hacienda.
Este control permite comprobar de forma rápida y directa que el proveedor cumple con la ley, evitando posibles sanciones o problemas legales para la comunidad.
3. Identificar señales externas de profesionalidad
Aunque no son obligatorias, estas señales ayudan a evaluar la fiabilidad de un proveedor:
- Certificaciones ISO 9001 (calidad), ISO 14001 (medio ambiente) o ISO 45001 (seguridad y salud).
- Estabilidad de la plantilla y rotación reducida.
- Referencias verificables en otros edificios o clientes profesionales.
- Transparencia en pagos, horarios y procedimientos.
Aplicar criterios sencillos para reducir riesgos
Evaluar la fiabilidad de una empresa no tiene por qué implicar procesos complejos. Verificar el convenio, confirmar el cumplimiento legal, revisar la operativa básica y comprobar la capacidad del proveedor para adaptarse a cambios normativos y salariales permite anticipar riesgos reales y garantizar la continuidad del servicio.
Este enfoque contribuye a:
- Evitar incumplimientos laborales y rescates de contrato.
- Mejorar la calidad y continuidad del servicio.
- Reducir incertidumbres para la comunidad.
- Facilitar la labor del administrador de fincas.
Aplicando criterios claros y accesibles se puede profesionalizar la gestión de servicios residenciales sin añadir burocracia innecesaria y protegiendo tanto a la comunidad como a los proveedores responsables.