Ser presidente de una comunidad de propietarios puede generar muchas dudas, especialmente cuando es la primera vez que se asume esta responsabilidad. ¿Qué tareas corresponden al presidente? ¿Qué decisiones puede tomar? ¿Cuándo es necesario consultar a la junta? ¿Y qué papel tiene el administrador de fincas?
Aunque el cargo forma parte del funcionamiento habitual de cualquier comunidad, no siempre se conocen bien sus responsabilidades y límites.
Por eso, si te ha tocado asumir la presidencia, es importante conocer qué implica realmente el puesto y, sobre todo, saber cuándo puedes actuar por tu cuenta y cuándo necesitas el respaldo de la comunidad.
¿Qué significa ser presidente de una comunidad?
El presidente es el representante de la comunidad de propietarios y desempeña un papel de coordinación entre los vecinos, el administrador de fincas y los diferentes profesionales o empresas que prestan servicios en el edificio.
No se trata de asumir la gestión completa de la comunidad ni de convertirse en responsable de todas las tareas. Su función consiste, principalmente, en representar a los propietarios y contribuir a que las decisiones adoptadas por la junta se lleven a cabo.
Para ello, contar con el apoyo del administrador y de empresas especializadas puede facilitar considerablemente el día a día.
¿Cómo se elige al presidente?
La presidencia debe recaer en uno de los propietarios de la comunidad.
El nombramiento puede realizarse mediante elección, turno rotatorio o sorteo, según el sistema utilizado por la comunidad. Habitualmente, el cargo tiene una duración de un año, aunque los estatutos pueden establecer otras condiciones.
Se trata, además, de un cargo que tiene carácter obligatorio. Si un propietario considera que existe un motivo que le impide ejercerlo, puede solicitar su relevo por las vías previstas legalmente.
Las principales responsabilidades del presidente
Las funciones del presidente están relacionadas con la representación y el funcionamiento de la comunidad. Entre las más habituales se encuentran las siguientes.
1. Representar a los propietarios
El presidente actúa en representación de la comunidad frente a terceros. Esto puede incluir la relación con proveedores, organismos públicos, entidades financieras o, cuando corresponda, los tribunales.
Esta representación no significa que pueda tomar cualquier decisión de manera unilateral. Sus actuaciones deben ajustarse a las competencias que establece la normativa y a los acuerdos adoptados por la comunidad.
2. Convocar y presidir las reuniones
Las juntas de propietarios son uno de los principales espacios de decisión de una comunidad.
El presidente se encarga de convocarlas cuando corresponde y de presidirlas. En ellas se abordan cuestiones como presupuestos, obras, mantenimiento, contratación de servicios o cualquier otro asunto que deba ser sometido a la consideración de los propietarios.
La junta ordinaria debe celebrarse al menos una vez al año.
3. Supervisar que se cumplan los acuerdos
Una vez que los propietarios han tomado una decisión, es necesario llevarla a la práctica.
El presidente puede realizar el seguimiento de los acuerdos adoptados y coordinarse con el administrador para que se ejecuten correctamente. Esto puede afectar, por ejemplo, a obras, reparaciones, contratación de servicios o actuaciones de mantenimiento.
4. Actuar cuando surge una urgencia
Hay situaciones en las que esperar a una junta puede ocasionar un problema mayor.
Una avería importante, una incidencia que pueda causar daños en el edificio o determinadas situaciones que requieran una respuesta inmediata pueden justificar una actuación urgente.
En estos casos, resulta fundamental informar posteriormente a los propietarios y dejar constancia de las decisiones adoptadas.
5. Contribuir a mantener una buena convivencia
El presidente también puede intervenir ante determinadas situaciones que afecten a la convivencia o incumplan las normas de la comunidad.
Cuando se producen actividades molestas, insalubres, peligrosas o contrarias a los estatutos, debe seguirse el procedimiento establecido para solicitar su cese y, si fuera necesario, trasladar el asunto a la junta.
Lo que el presidente no debe decidir por su cuenta
Uno de los aspectos que más dudas genera es hasta dónde llegan las competencias del presidente.
Ser el representante de la comunidad no significa tener libertad para decidir sobre cualquier asunto.
Por norma general, cuestiones como la contratación de determinados servicios, la aprobación de gastos extraordinarios o actuaciones que excedan de las funciones habituales deben contar con el acuerdo de la junta cuando así lo exige la normativa.
Por eso, ante una decisión que pueda comprometer económicamente a la comunidad o afectar de forma relevante a los propietarios, es recomendable consultar previamente con el administrador de fincas.
Presidente y administrador: ¿quién hace qué?
Una de las claves para que una comunidad funcione correctamente es que presidente y administrador conozcan y respeten sus respectivas funciones.
El presidente representa a la comunidad y participa en la toma y seguimiento de decisiones. El administrador aporta el conocimiento profesional necesario para gestionar buena parte de los aspectos administrativos, económicos y organizativos.
Entre las tareas que puede desarrollar un administrador se encuentran:
- Preparar la documentación de las juntas.
- Gestionar presupuestos, cobros y pagos.
- Coordinar proveedores y profesionales.
- Realizar el seguimiento de reparaciones y obras.
- Preparar actas y certificaciones.
- Asesorar sobre procedimientos y obligaciones de la comunidad.
Esta colaboración permite que el presidente no tenga que afrontar por sí solo cuestiones que requieren conocimientos específicos.
¿Puede el presidente tener responsabilidad por sus actuaciones?
El cargo implica responsabilidades y, por ello, es importante actuar con prudencia y dentro de las competencias correspondientes.
Una buena práctica consiste en documentar las decisiones, conservar las comunicaciones relevantes y contar con el respaldo de la junta cuando sea necesario.
También es recomendable consultar al administrador ante cualquier duda relacionada con procedimientos, obligaciones legales, contratación de servicios o actuaciones que puedan afectar a la comunidad.
El objetivo no es que el presidente conozca toda la normativa, sino que sepa cuándo necesita asesoramiento profesional.
Cinco consejos para afrontar la presidencia
Si acabas de asumir el cargo, estas pautas pueden ayudarte a organizar mejor tu función:
1. Infórmate antes de decidir.
Conoce los estatutos, las normas internas y los acuerdos adoptados anteriormente.
2. Cuenta con el administrador.
Ante una duda legal, económica o administrativa, es preferible consultar antes de actuar.
3. Deja constancia de las decisiones.
Mantener una documentación ordenada facilita el seguimiento y evita malentendidos.
4. No asumas tareas que no te corresponden.
El presidente no tiene que convertirse en administrador, técnico de mantenimiento o gestor de proveedores.
5. Mantén una comunicación fluida con los vecinos.
Informar de las actuaciones y de la evolución de los problemas ayuda a generar confianza y facilita la convivencia.
El mantenimiento también forma parte de una buena gestión
Una comunidad no solo necesita una buena organización administrativa. El mantenimiento diario de sus espacios e instalaciones también tiene un impacto directo en la seguridad, la conservación del edificio y la calidad de vida de los vecinos.
Limpieza, conserjería, jardinería, mantenimiento técnico, piscinas o socorrismo son algunos de los servicios que requieren una planificación adecuada y profesionales especializados.
Para el presidente, contar con proveedores de confianza supone además disponer de un interlocutor profesional que pueda hacerse cargo de estas necesidades y facilitar el seguimiento de los servicios.
En Grupo Ocean trabajamos con comunidades de propietarios ofreciendo soluciones integrales adaptadas a las necesidades de cada edificio.
En resumen
Ser presidente de una comunidad implica representar a los propietarios, participar en la organización de las juntas y contribuir a que los acuerdos se cumplan. Pero no significa tener que gestionar personalmente todos los aspectos de la comunidad.
La colaboración entre propietarios, presidente, administrador de fincas y empresas especializadas es fundamental para conseguir una gestión ordenada y eficaz.
Si acabas de asumir la presidencia, conocer tus funciones, actuar con transparencia y apoyarte en profesionales cuando sea necesario te permitirá afrontar el cargo con mayor tranquilidad.
